GTD. Організація речей, які ми зібрали

Червень 12, 2010


В попередній статті я писав про збір вхідної інформації. Після збору в корзинці у Вас залишилась велика кількість вхідної інформації (речі, списки речей, які варто зробити, ідея, статті з журналів етс).

ЇЇ варто обробити належним чином, щоб Ви могли з нею працювати. Отже інформація поділяється на наступні 7 груп:

  1. Можливо-Колись:  Це речі, яі Ви не хочете робити зараз і Ви не визначилисись чи взагалі хочете робити їх. (Піти в похід в Крим)
  2. Дії, які займають до 2 хв часу. Їх варто виконувати зразу, оскільки їх оганізації може зайняти не менше 2 хв.
  3. Дії, які займають більше 2 хв. – Записати їх в папку “Наступні дії”
  4. Речі, які Ви делегували комусь, чи інформація, яку ви очікуєте від когось.
  5. Проекти: Задачі, які займають більше ніж 2 дії. (Купити зимові шини)
  6. Нагадування про свята, дні народження, подіїв часі.
  7. Довідкова інформація. Цікава стаття
  8. Якщо Вам попала річ, яку ви точно нехочете робити – викиньте із голови.

Отже яким чином варто згрупувати різну інформацію?

На Вашому робочому столі мають обовязково бути 3 лотки. 1 лоток відповідає за наступні дії, наступний за очікування, – інший за “можливо-колись”.

В кожному лотку інформація має знаходитися в сторого алфівітному порядку. Якщо є велика кілкість  завдань (більше 10) одного проекта чи тематика, для них варто зробити папкуз назвою цього проекту. І сортувати папку за алфавітом.

Всі речі, які є привязані до часу (Поздоровити Миколу з днем народження, конференція, етс) варто заносити в щоденник. Також в щоденник заноситься дія, яка привязана до конкретного дня. Більше ніякої інформації в нього не заносьте. Якщо Ви плануєте виконити завдання завтра, але воно не є привязане до завтрішнього дня, то краще заносьте його в наступні діїю а не щоденник. Щоденник – це річ, якій Ви маєте довіряти.

Зробіть окремий список проектів і переглядайте його кожного тиждня. Для кожного проекту зробіть по наступній елементарній дії і занесіть його в лоток “наступні дії”.Дії має бути елеметарна.

Для супутньої і довідкової інформації організуйте сховище (шуфляда, електронний вид етс). Дотримуйтесь алфавіту.

Зробіть для себе переносний щоденник і організатор наступних дій. Також поставте лотки в офісі. Погрупуйте всі завдання відносно місця їх використання. Наприклад “В офісі, за компютером, в інтернеті, Наукова, телефонні дзвінки етс) .

На основі:

  • Місця, де ви знаходитися чи будете виконувати завдання
  • Часу скільки в Вас залишилось
  • Енергії, що у Вас є
  • І пріорітету

Прийміть рішення щодо своєї наступної дії.

Фішка в тому, що Ви точно будете знати, що Ви робите саме те, що можете в даний момент часу. Система дійсно працює, якщо Ви грамотно будете розписувати свої наступні дії і якщо вона буде елементарна та кінцева.

Advertisements

Залишити відповідь

Заповніть поля нижче або авторизуйтесь клікнувши по іконці

Лого WordPress.com

Ви коментуєте, використовуючи свій обліковий запис WordPress.com. Log Out / Змінити )

Twitter picture

Ви коментуєте, використовуючи свій обліковий запис Twitter. Log Out / Змінити )

Facebook photo

Ви коментуєте, використовуючи свій обліковий запис Facebook. Log Out / Змінити )

Google+ photo

Ви коментуєте, використовуючи свій обліковий запис Google+. Log Out / Змінити )

З’єднання з %s

%d блогерам подобається це: