Ефективна делегація

18 Березня, 2009


Сьогодні поговоримо про делегацію. Що таке делегація? Відповідь проста – це коли Ваші завдання виконують інші люди. Насправді це не є так страшно як звучить, адже даючи людям складні задачі і підтримуючи Ви їх розвиваєте і розвиваєте самого себе.

В цьому топіку ми обговоримо одну з технік делегування.

Отже, коли можна дегувати?

  1. Можна делегувати у трьох випадках.
    1. Коли ви плануєте.  Під час планування можна чітко визначити, які завдання варто робити самому, а  які можна назначити. Причому варто визначати людей, яким доручити певне завдання також при ньому.
    2. Коли на Вас сипляться багато завданнь. Тут ви маєте оцінити, що Вам варто продовжувати робити, а що варто делегувати.
  2. При плануванні варто вернутися до своїх цілей.
  • Які самі найважливіші цілі ?
  • Коли вони  мають бути виконані?
  • Як вони можуть бути виконані?

На ці фактори впливають Ваша галузь відповідальності і ваші повноваження для прийняття рішень.Ви не можете виконувати дрібні завдання. Виконуючи дрібні завдання Ви не зможете бачити загальну картину всього відділу.

4 кроки при плануванні делегації.

  • Організувати їх роботу.
  • Розбийте завдання на дрібні.
  • Визначіть, які завдання варто делегувати.
  • Підготуйте ці завдання для делегування.

Інструменти “Діаграма Ганта”, “Органайзер або план на кожен день”

3. Делегування при перезавантаженні. Давайте проаналізуємо як Ви попали в дану ситуацію?

Ви не передбачили:

  • Подій, які стануться з Вами наступного дня.
  • Завдання будуть значно важкішими і забирати більше часу.

Це все є наслідок поганого планування. Ще може бути випадок, коли зникають Ваші помічники. Насправді це проблема в їх мотивації і Вашої підтримки  комунікації з ними.

Як змінити цю ситуацію?

  • Заново:
    • Обговорити завдання з своїм начальником.
    • Обговоріть терміни. здачі проекту
    • Запросіть більше ресурсів у зацікавлених лиць.
    • Спланувати всі завдання, які Ви виконуєте і подумати які можна переделегувати.

4. 5 кроків делегації .

  1. Вибрати людину, організацію, компанію, яка виконає завдання.
  2. Організувати зустріч з людиною
    1. Ви маєте проаналізувати наскільки вони готові взяти на себе це завдання.
    2. Почніть  з загальної картини.
    3. Визначте чіткий результат і поставте реальний дедлайн.
    4. Отримайте від них згоду на виконання цих завдань.
    5. Вкажіть їм на ресурси.
    6. Перевірте, чи вони зрозуміли, що виконувати і знають як це виконувати.
  3. Визначте контрольні пункти і дати здачі проекту.
    1. Навіщо потрібні контрольні пункти? (Щоб проконтролювати виконання/ступінь виконання завдання)
      1. Перший має бути якнайближче до початку виконання завдання!
      2. Другий має бути перед закінченням завдання.
    1. Після обговорення контрольних пунктів верніться до загальної картини і до конкретних результатів і DL, вказати ресурси.
    2. Перевірити їх мотивацію.
  4. Слідкувати за ходом процесу і контролюйте його.
    1. Повідомте про делегацію лінійного менеджера людини, яка буде його виконувати.
    2. Помимо контрольних пунктів варто слідкувати за ходом процесу.
      1. Задаєте питання! “Як все просувається?” І слухайте.  Може бути відповідь “А все ок”. Задайте питання “Розкажи мені більше про це”. Говоріть доти, поки не дійзнаєтесь на якій стадії проекту знаходиться людина.
      2. Після цього, нагороджуйте, говоріть фідбеки  чи підтримуйте людину. Відмічайте всі позитивні речі при виконанні завдання.
        1. Негативні речі говоріть швидко. Разом ви маєте придумати рішення цієї проблеми. І вернути людину до виконання завдання. Не беріть завдання назад. Отримайте обіцянку, що все буде виконано.
      1. Можете добавити інші завдання. Сказати нові результати.  Надихнути і дати нові контрольні пункти.
  5. Що робити, якщо люди не добиваються результатів?
    1. Ви повинні зробити все для атмосфери делегування. Ви маєте її зробити до делегування!
      1. Ви маєте сказати, що це нормально робити помилки!
      2. Нормально просити про допомогу!
      3. Вітайте спроби зробити щось новеньке.
      4. Вони мають постійно тримати Вас в курсі.
      5. Вони мають говорити про всі свої успіхи і проблеми.
      6. Отримати знову обіцянку доробити це завдання.
  6. Коли завдання виконано – нагородіть людину, якій ви делегували!
    1. Вав!! Ти це зробив!!
    2. Покажіть, що Ви признаєте і ціните, що вони зробили.
      1. Подякуйте особисто!
      2. Роскажіть іншим про його успіхи!
    1. Покажіть їм своє визнання!
    2. Можете потім розширити їхні обовязки і відповідальність!

Напишіть відгук

Заповніть поля нижче або авторизуйтесь клікнувши по іконці

Лого WordPress.com

Ви коментуєте, використовуючи свій обліковий запис WordPress.com. Log Out /  Змінити )

Google photo

Ви коментуєте, використовуючи свій обліковий запис Google. Log Out /  Змінити )

Twitter picture

Ви коментуєте, використовуючи свій обліковий запис Twitter. Log Out /  Змінити )

Facebook photo

Ви коментуєте, використовуючи свій обліковий запис Facebook. Log Out /  Змінити )

З’єднання з %s

%d блогерам подобається це: